Những Kỹ Năng Tin Học Văn Phòng Cần Thiết Cho Dân Công Sở

Kỹ năng tin học văn phòng là gì?

Đầu tiên, kỹ năng tin học văn phòng là gì? Kỹ năng tin học văn phòng là tập hợp các bộ kỹ năng liên quan đến việc sử dụng các phần mềm phục vụ cho công việc một cách thành thạo. Bản thân cái tên này có vẻ hiển nhiên, nhưng sự thật là hầu hết mọi người đều quá choáng ngợp trước sự rộng lớn của công nghệ để biết nhà tuyển dụng có thể muốn nói gì khi mô tả công việc chỉ nói “kỹ năng máy tính” hay “kỹ năng tin học văn phòng.”

Đối với hầu hết các công việc, nhà tuyển dụng sẽ mong đợi các ứng viên có ít nhất một số kỹ năng văn phòng cơ bản.

Bạn sẽ cần các kỹ năng và chứng chỉ nâng cao hơn cho nhiều vị trí liên quan đến ứng dụng công nghệ. Hãy làm nổi bật các kỹ năng phù hợp nhất của bạn khi bạn nộp đơn xin việc, bất kể vai trò.

Thông thường, nhà tuyển dụng muốn những ứng viên có thể sử dụng các chương trình cụ thể, chẳng hạn như Adobe Illustrator hoặc WordPress. Tuy nhiên, những phát triển công nghệ mới có thể nhanh chóng thay đổi sở thích của các nhà tuyển dụng tiềm năng.

Thông thường, điều đó có nghĩa là nhà tuyển dụng quan tâm đến những ứng viên nhanh nhạy trong cách sử dụng các chương trình và công nghệ mới, cũng như những ứng viên đã quen thuộc với các chương trình hiện tại.

Một số kỹ năng tin học văn phòng cần được nắm vững

Những kỹ năng tin học văn phòng cần biết sẽ phụ thuộc vào công việc, đội nhóm, công ty và ngành bạn làm việc. Ví dụ, các nhà chiến lược tiếp thị có thể sẽ cần phải quen thuộc với các chương trình phân tích dữ liệu.

Và bất kể chức năng công việc của bạn là gì, bạn có thể cần phải cảm thấy thoải mái với phần mềm quản lý dự án như Asana hoặc Trello nếu nhóm hoặc công ty của bạn sử dụng một trong những chương trình này.

Dưới đây là một số loại kỹ năng tin học văn phòng phổ biến (hãy nhớ rằng chúng có thể trùng lặp - và danh sách này không đầy đủ):

Bộ phần mềm về Office

Bộ Office là nhóm chương trình được sử dụng để hoàn thành nhiều nhiệm vụ công việc. Chúng thường bao gồm xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày, email, lịch và phần mềm lưu trữ. Chúng cũng bao gồm một chương trình họp video.

Có một số bộ văn phòng thường được sử dụng, bao gồm:

• Microsoft Office bao gồm Excel, OneDrive, OneNote, Outlook, PowerPoint, Teams, and Word
• Google Workspace bao gồm Calendar, Chat, Docs, Drive, Meet, Sheets, and Slides
• Apple iWork bao gồm Keynote, Numbers, and Pages

Biết những điều cơ bản về các chương trình này là điều cần thiết đối với nhiều công việc. Hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ cho rằng bạn biết cách sử dụng chúng ở một mức độ nào đó.

Vì vậy, nếu bạn không thể trả phí cao cho Microsoft Office, bạn có thể sử dụng Google Workspace miễn phí để tự làm quen với những kiến thức cơ bản về các công cụ này.

Các công cụ trình chiếu

Nhiều công việc yêu cầu bạn thuyết trình trước những người khác, cho dù đó là chia sẻ kết quả của một dự án, chiến dịch hay sáng kiến; đưa ra một đề xuất mới cho đồng nghiệp hoặc khách hàng; hoặc đào tạo đồng đội về quy trình hoặc công nghệ mới. 

Phần mềm bạn sử dụng để tạo bản trình bày thường được tìm thấy trong các bộ văn phòng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể bao gồm các yếu tố trực quan như trực quan hóa dữ liệu, đồ họa hoặc video từ các chương trình hoặc phần mềm khác. Một số công cụ trình chiếu phổ biến nhất là:

• Apple Keynote
• Canva
• Các công cụ trực quan số liệu như Microsoft Excel, Tableau, Google Charts và Infogram
• Google Slides
• Microsoft PowerPoint
• Prezi

Công cụ cộng tác và quản lý

Về cốt lõi, các công ty là những nhóm người làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung. Vì vậy, các kỹ năng tin học văn phòng giúp bạn cộng tác với người khác là vô cùng quan trọng.

Có các chương trình được thiết kế đặc biệt để giúp mọi người làm việc cùng nhau trên tài liệu, bản trình bày, bảng tính và các sản phẩm công việc khác.

Phần mềm quản lý dự án cho phép các nhóm và công ty theo dõi tất cả các phần chuyển động của một dự án và xem ai đang làm gì và khi nào.

Một số công cụ này là:

• Airtable
• Asana
• Google Workspace
• Jira
• Microsoft Teams
• Salesforce
• Các chương trình lưu trữ và chia sẻ tệp như Dropbox, Google Drive, AWS Cloud, iCloud
• Trello

  Lời kết

  Vậy là bạn đã cùng nhà Bivili tìm hiểu tất tần tật về những kỹ năng tin học văn phòng cần thiết dành cho dân công sở. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn nhiều kiến thức hữu ích, giúp bạn dễ dàng hơn trên con đường phát triển sự nghiệp của bản thân.

  Nếu có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều bài viết hấp dẫn khác đến từ nhà Bivili, bạn nhé!